Caja chica

relacionados a las cajas chicas son tres:

1. Creación y configuración de la caja chica
2. Registros de gastos
3. Reposición de la caja chica.

Creación y configuración de la caja chica.

Antes de crear una caja chica es necesario haber creado:

1. La cuenta contable asociada a la caja chica
2. El custodio de la caja chica.

Por lo regular ya hay una cuenta creada en el catálogo de cuentas para la caja chica. Su compañía puede considerar tener una cuenta contable distinta para cada caja chica o una sola cuenta contable para todas las cajas chicas. Esto es una decisión que le corresponde a la compañía, pero en cualquier caso será necesario indicar una cuenta contable al momento de la creación de la caja chica.

En la creación de la caja chica también habrá que especificar el custodio de la misma. El custodio de la caja chica es un suplidor que sido distinguido para lo mismo. Para indicarle al sistema que un suplidor es un custodio de caja chica es necesario marcar el cotejo de «Custodio de caja chica» que se indica a continuación.

Luego de creadas las cuentas contables y configurado el custodio entonces ya podemos proceder a crear la caja chica.

Para crear una caja chica es necesario

1. Seleccionar «Contabilidad > Catálogo de opciones financieras».
2. En la sección de «Configuraciones» seleccione «Cajas chicas».

En la página mostrada haga clic en el botón de añadir.

Luego le aparecerá una ventana como la ilustrada a continuación. Especifique en la misma la descripción de la caja chica, el custodio, la cuenta contable y el monto inicial de la caja chica.

Note que el monto inicial en esta pantalla solo es algo informativo. No tiene ninguna implicación contable.

La apertura de la caja chica, debe de ser realizdo con una transacción contable que por lo regular es un débito a la cuenta contable de la caja chica y un crédito a banco.

Registro de gastos

Para registrar los gastos de fondos de las cajas chicas utilice la opción disponible en «Contabilidad > Registro de egresos».

Le aparecerá una ventana similar a la ilustrada a continuación. En el origen de los fondos seleccione «Caja chica» y luego seleccione la caja chica origen de los fondos. Llene el resto de los datos, indicando el contacto destinatario de los fondos y haga clic a Grabar.

Reposición de la caja chica

Para reponer la caja chica es necesario seguir los siguientes pasos

1. Seleccione «Contabilidad > Listar transacciones de Caja Chica».

2. Luego seleccione «Acciones > Reponer una caja chica».

Le aparecerá una ventana como la siguiente. Especifique cual caja chica desea reponer, el banco origen de los fondos y la fecha corte hasta la cual tomará las transacciones de las cajas chicas.

Haga clic en Continuar.

Seleccione el beneficiario del cheque para la reposición de la caja chica, confirme los datos, y haga clic en «Continuar».

El sistema generará una solicitud de cheque con el resumen de todos los gastos y con el monto a reponer a nombre del beneficiario de la misma y listo.